Theorie inzetten in het moment

Vorig jaar tekende ik voor het eerst het Cynefin framework op een whiteboard, in het kader van een gesprek rond change management. De managers in de kamer bleken het model wel te kennen. Ze hadden het, naast zoveel andere modellen, gezien op de leiderschapstraining aan de Ashridge Business School. Toch hadden ze het nog nooit echt toegepast in hun besluitvorming.

Dat verwondert ons niet. Theoretische Modellen zijn populair, en goedkoop om uit te leggen. Ze in het moment effectief gaan toepassen is andere koek. Daarvoor moet het ofwel toevallig top-of-mind zitten, bijvoorbeeld omdat je er gisteren nog over las, of het moet geleefde kennis zijn. Het moet in elk geval klaar zitten om gebruikt te worden. Als je midden in de emotie zit, of in het domein van verwarring, ga je niet zomaar even beslissen om dat model dat je 6 maanden geleden op die opleiding ontdekte, nu te gaan inzetten.

Een woord als ‘theorie’ heeft een slechte naam, voor een stuk precies omdat het moeilijk is om de ideeën uit het klaslokaal om te zetten in praxis. Dat is frustrerend. Het roept weerstand op wanneer iemand anders het woord gebruikt. Verder is het populair in onze cultuur om de praktijk te verheffen boven de theorie, de pragmatische doener is gelinkt aan de mythe van de ondernemer. Laat de anderen maar praten in hun ivoren torens, wij dóen tenminste. Dat inderdaad nogal wat academici en ingenieurs een complexe wereld benaderen alsof ze enkel wat ingewikkeld is, en daarbij al te vaak falen, helpt natuurlijk niet.

Maar dat betekent niet dat we theorie over boord moeten gooien.

Je gebruikt het voortdurend

Wanneer we hier het woord ‘theorie’ gebruiken, bedoelen we elke verklaring over het waarom van de dingen. Het is verschillend van een (mentaal) model. Een model is een abstractie van een systeem, het toont hoe iets ineen zit of hoe het werkt, en het is meestal een generalisatie. We kunnen spreken over theorie wanneer we een model gebruiken om een werkelijk feit te verklaren, of wanneer we een model gebruiken om te voorspellen wat er gaat gebeuren. Doen we dat niet voortdurend, denk je misschien? Inderdaad.

Als we gaan Scrummen, omdat we dan wendbaarder worden, dan is dat een theorie. Als we kosten gaan besparen omdat dan de winst zal vergroten, dan is dat een theorie. Als we een Mercedes kopen omdat dat ons aanzien doet stijgen, dan is dat een theorie. Als we digitaal gaan transformeren omdat ons dat productiever zal maken, dan is dat een theorie. Geen enkele van die dingen is een gegeven, een zekerheid.

We gebruiken onze modellen voortdurend om het waarom van de dingen te voorspellen. Theorie wordt slechts praktijk wanneer de werkelijke data overeen komen met de verklaring, en we nieuwe feiten kunnen reproduceren op basis van de verklaring van de voorgaande. Totdat iets werkt in jouw specifiek geval, is alles slechts theorie.

Daarom achten wij het nuttig om bewuster aandacht te schenken aan het onderzoeken van elkaars mentale modellen. Wat zijn de veronderstellingen en veralgemeningen die ik maak, en welke maak jij? Modellen, zoals Cynefin, kunnen op die manier doorgegeven worden, omdat we ze verbinden aan onze praktijk. Maar dan moeten we ze wel eerst benoemen.

Reflectie

Eén manier om theorie (opnieuw) te gaan verbinden met concrete gebeurtenissen, is tijdens momenten van reflectie, bijvoorbeeld tijdens een retrospectieve of een after action review (AAR) meeting. Gesprekken in het algemeen zijn nuttig, en uiteraard kan je ook reflecteren in je eentje. Modellen hebben een inductieve, verklarende waarde en een deductieve, voorspellende waarde. In dit geval gebruiken we het eerste, en dat is meteen het gemakkelijkste.

Een retrospectieve of AAR volgt vaak een vast stramien:

• Wat is er gebeurd?
• Waarom is het gebeurd?
• Hoe kunnen we er in de toekomst voor zorgen dat het meer of minder gebeurt?

Bij de middelste vraag, ‘waarom is iets gebeurd’, is er ruimte voor modellen. Vanuit het standpunt van de leraar is dat het moment waarop de leerling bereid is om te luisteren naar alternatieve verklaringen. Beschrijf het model dat je in gedachten hebt, en toon aan hoe het de gebeurtenissen (mogelijk deels) kan verklaren. “Eén mogelijke verklaring zou kunnen zijn…”

Behandel het model dat je voorlegt, of het nu Cynefin is of gelijk welk ander, ook werkelijk als een model, en je verklaring als een hypothese. Maak duidelijk welke veronderstellingen je maakt. Vraag de deelnemers aan de reflectie om de mogelijke fouten in je redenering te onderzoeken. Doe niet alsof het de enige verklaring hoeft te zijn. En wees vooral bereid om te luisteren wanneer iemand een betere verklaring kan voorleggen. Het doel is uiteindelijk niet om jouw model te verkopen.

En… je vermijdt beter woorden zoals ‘theorie’ en ‘methodologie’. Die klinken te verontrustend.

Modellen worden pas echt nuttig wanneer we ze deductief kunnen inzetten, maar inductief zijn ze gemakkelijker te herkennen. Momenten van reflectie zijn daarvoor een ideaal moment. Ze zijn dan ook niet toevallig een vast onderdeel van zowat elke agile methode. En ja, dat reflectie werkt is ook maar een theorie, maar wij voorspellen van wel, dus probeer het maar eens.

(Photo credit: Christina @ wocintechchat.com via unsplash)