Even oriënteren

Wie oud genoeg is om zich de gebeurtenissen op 11 September 2001 te herinneren, herkent ongetwijfeld het moment waarop de toenmalige president, George W. Bush, tijdens een bezoekje aan een school en live voor de camera’s, geïnformeerd wordt over wat er aan de hand is. Het is de meest perfecte uitdrukking van verwarring die ik ook heb gezien.

Dat moment kennen we allemaal. Alles gaat zijn hangetje, wanneer we plots, uit het niets, geconfronteerd worden met een gegeven dat de wereld even doet stoppen, en we moeten heroriënteren. Soms duurt het een seconde, soms uren.

Wanorde

Het Cynefin framework wordt soms verkeerdelijk gezien als een simpele matrix met 4 kwadranten, maar het is veel meer dan dat. Als je wat naderbij kijkt merk je de vlek in het midden. Dat is een apart domein, met een eigen naam: ‘disorder’, wanorde.

Het Cynefin framework. Bron: Dave Snowden, Wikipedia, CC BY-SA 3.0

Cynefin is wat Dave Snowden een 'sensemaking' framework noemt. Dit houdt in dat het model helpt bij de oriëntatie rond een bepaalde problematiek. Om een beslissing te kunnen nemen — hoe gaan we hiermee verder? — wil je eerst kunnen beslissen met welk soort systeem je te maken hebt. Zeker het onderscheid tussen ingewikkeld (complicated) en complex is belangrijk, omdat de verdere aanpak fundamenteel verschillend is. Tijdens de aanslagen van 11 September werden heel wat mensen geconfronteerd met chaos, die dan weer een ‘act — sense — constraint’ aanpak voorstaat.

Bij aanvang weet je dat feitelijk nog niet. Maar je moet ergens van vertrekken. Wat meer is, soms ben je gewoon niet in staat om te beslissen in welke situatie je je nu precies bevindt. Wat voor één iemand een complex probleem is, kan voor een ander gewoon ingewikkeld zijn, bijvoorbeeld omdat deze laatste dezelfde situatie al verschillende keren heeft meegemaakt, en weet hoe er mee om te gaan. In beide gevallen vertrek je in het domein van de wanorde.

De bedoeling is steeds dat dit een tijdelijke toestand is. Je kunt niet beslissen, zolang je niet weet welk soort beslissing je kan nemen. Maar het domein van de wanorde is er wel eentje waar je uit wil geraken.

De naam van het domein, disorder, is momenteel trouwens in behandeling. Snowden houdt ervan om het basismodel verder te verfijnen en te verbeteren. En ‘wanorde’ lijkt voor veel mensen te veel op ‘chaos’, en dat is een ander domein. Het voorstel is om het tussendomein voortaan ‘confused’ te noemen, verwarrend. Het blijkt eenvoudiger te begrijpen voor gebruikers van het model.

Verwarring geeft volgens mij ook beter aan dat de toestand tijdelijk is. Wanorde kan blijvend zijn, en is ook sterker als waardeoordeel: wat voor mij wanordelijk lijkt, zoals een bureau bezaaid met papieren en boeken, kan voor de eigenaar een perfecte logica bevatten.

En verder

Hoe gebruik je nu Cynefin om te beslissen waar je naartoe moet? Er wordt voorgesteld om de volgende sequentie te doorlopen:

1. We kennen de situatie, en weten zelf goed genoeg hoe ze aan te pakken. Dan zitten we in het heldere domein, ‘obvious’ of, sinds kort, ‘clear’. We hebben best practices en checklists om ons te helpen.
2. We kennen de situatie, we kunnen de uitkomst voorspellen, maar we hebben specialisten nodig om ze op te lossen. Dat kunnen bijvoorbeeld loodgieters, dokters, ingenieurs, of programmeurs zijn. Dan zitten we in het ingewikkelde domein. Er zijn good practices: methoden, tools en technieken die kunnen helpen.
3. Dit is een nieuwe situatie, of toch tenminste nieuw binnen onze context. Bijvoorbeeld, we horen over digitale transformaties bij andere bedrijven, maar wijzelf hebben het nog nooit meegemaakt. De uitkomst is onvoorspelbaar, zelfs voor specialisten. Context, tijd, en mensen spelen een grote rol. Dan zitten we in een complexe situatie, en dus het complexe domein.
4. Niemand weet wat er aan het gebeuren is, er lopen vele verhaallijnen door elkaar. Het systeem lijkt ongebonden door enige logica. We kunnen enkel íets doen, in de hoop dat het werkt. We zitten in het domein van de chaos.

Chaos is zeldzaam en, net als disorder, bij voorkeur een tijdelijke toestand. In een chaotische situatie moeten we op zoek naar ‘constraints’, iets wat ons een houvast kan bieden, iets wat reageert zoals we willen.

Hoe sneller en beter we ons in elke situatie kunnen oriënteren, hoe wendbaarder we worden. De fout die het meest gemaakt wordt, is denken dat je in het ingewikkelde domein zit, terwijl de situatie in werkelijkheid complex is. Je gaat analyseren en plannen wat niet meer te analyseren en te plannen valt. Zo verlies je tijd en geld.

Bush kreeg na zijn gênant televisiemoment wel wat kritiek, omdat hij een paar minuten had blijven zitten, met zijn typische besluiteloze uitdrukking, alvorens uiteindelijk te vertrekken. Daarmee toonde hij, volgens sommigen, te weinig resoluut leiderschap.

Wij vinden die kritiek onterecht. Zet je even neer op zijn stoel, daar tussen de leerlingen van het basisonderwijs. Je krijgt net te horen dat er iets bijzonder ernstig gebeurd is in New York. Twee vliegtuigen zijn ingeslagen op de WTC torens. Een gecoördineerde terroristische actie wordt vermoed. Het leger wordt in paraatheid gebracht. Hoeveel informatie is dat op zo’n moment om te verwerken? Let wel, je bent de president van de Verenigde Staten van Amerika, de machtigste man in de wereld, en deze aanval is direct tegen jou gericht. Mag deze man wel even de tijd nemen om zich te oriënteren?

Jezelf oriënteren kan in de meeste gevallen in enkele seconden, maar het kan ook uren duren. Gun jezelf de tijd die nodig is, maar niet teveel. Verspil geen tijd aan verwarring, maar kies richting.

(Photo credit: Newsweek)