Is productief zijn nuttig?

Nu we steeds dieper in het onderwerp productiviteit graven is de tijd rijp voor een caveat emptor. Productiviteit is een krachtige technologie, maar gebruik ze voor de juiste redenen. Een voorzichtige waarschuwing.

Een wijze les

Ik ben ontzettend lui. Mijn hele leven al worstel ik met uitstelgedrag. Ik hield van school, maar haatte het om te studeren. Ik kon er gewoon de wilskracht niet voor opbrengen. Aan de andere kant ben ik mateloos nieuwsgierig. Als kind las ik onze 20-delige Summa huisencyclopedie van voor tot achter. Gevolg: ik kende de back-story van alle Goden die de Romeinen ooit verheerlijkt hebben, maar op de eerste alinea van De Bello Gallico liep ik op het mondeling examen Latijn vast.

Ik hou van dagdromen. Als er een idee in me opkomt, dan wil ik er mee kunnen spelen, in gedachten. Je vindt me dan ook vaak op de zetel, schijnbaar aan het slapen. Ik zeg graag dat ik leef als een kat, korte periodes van intense activiteit, maar vooral lange periodes van niksdoen, nadenken, twijfelen, in vraag stellen.

Toen ik Productontwikkeling studeerde, kregen we de opdracht een mes te ontwerpen. Ik besloot een bloemkoolmes te ontwerpen. De standaard procedure bestond er in enkele weken aan te modderen, en de avond voor je presentatie een all-nighter te trekken. Dat aanmodderen liep vlot, maar persoonlijk had ik de energie niet voor een all-nighter. Ik heb het nooit gekunnen. Mijn strategie was: vroeg gaan slapen, opstaan om 4 uur 's morgens, en in 4 uur een volledige dag presteren. Wat ik op zo'n korte tijd in elkaar timmerde was ontzagwekkend. Niks zo motiverend als extreme tijdsdruk. Het verplichtte me om keuzes te maken en tot de essentie te komen. Waar anderen uren hadden zitten zwoegen op een exploded view in AutoCAD, tekende ik iets met de losse hand, in 15 minuten. Toen we die ochtend alles netjes naast elkaar opgingen was ik beschaamd. Mijn mede-studenten hadden werkelijk prachtige plaatjes gemaakt, alles netjes in CorelDraw uitgewerkt, voorzien van een logo en bijhorende branding, alles gewikt en gewogen. Mijn 2 borden waren letterlijk geknipt en geplakt, de lijm was nog niet droog, en zichtbaar. Alles was met de hand getekend. Tussen de andere presentaties leek het alsof ik een standje met zelfgekweekte komkommers had geopend tussen de dure stands op CES. De proffen gingen de zaal rond, becommentariëerden en scoorden alle ontwerpen. En terwijl ze naderden was ik begrijpelijk zenuwachtig. Uiteindelijk stonden ze voor mijn ontwerp, het bloemkoolmes. En ik was net van plan door de grond te zakken, toen de hoofdprof de volgende opmerking maakte (ik paraphraseer, want ik herinner ze me niet verbatim), 'Van alles wat we tot nu toe gezien hebben is deze presentatie wel de meest duidelijke. Hier staat niks teveel op, enkel de essentie. En dat is wat we willen.' Er waren jaloerse blikken, en afgunst, en die had ik dik verdiend.

Ik kreeg behoorlijke punten, maar voor mij is dit geen succesverhaal. Zoals Sheriff Woody zou zeggen,'That is not flying, that's falling in style.' Werkelijk iets verwezenlijken, iets waarvoor lang en hard werken niet gefaket kon worden, was ik nooit goed in. Ik startte veel nieuwe dingen, maar maakte zelden iets af. Het probleem was: van zodra de visie helder was in mijn hoofd was ik tevreden. Weten dat er een oplossing was, dat was voldoende. Het probleem was opgelost. De uitwerking was bijzaak. En die kwam er nooit. Ik droomde veel, maar deed weinig.

Hoe ik productiviteit ontdekte

De eerste 2-3 jaar van mijn professionele leven liepen net zo. Veel aanmodderen, en korte periodes van intens werken. Ik slaagde er in om elke dag gemiddeld 3 uur echt te werken. Ik leerde al snel wat ik tot op vandaag geloof: als je er eerst 5 uur goed over nadenkt, dan kun je in 3 uur uitvoeren waar je anders een dag voor nodig hebt. Opgelet: enkel toepasselijk op een kennisjob.

Maar er was ook verandering. Elke dag moeten opdagen om 8 uur en voor je computer gaan zitten werkt motiverend. Je werkpost is, als alles goed gaat, niet voorzien van een bed en een café op de hoek. Wat kun je anders doen dan werken? Het alternatief is je reinste verveling. Of niet? Welnee, niet als je mateloos nieuwsgierig bent, en toegang hebt tot het internet. (In die tijd werd internet trouwens nog met een hoofdletter geschreven.) Het internet is een collectie konijnenpijpen waar je zo diep in kunt duiken als je zelf wil. En konijnenpijpen (aaneengeschreven), dat is nu net één van mijn specialiteiten.

Sindsdien bestaat mijn werkdag uit gemiddeld 3 uur produceren en 5 uur dingen uitzoeken waarover ik meer wil weten. Daar schaam ik me niet voor, ook niet wanneer ik betaald wordt voor de volle 8 uur. Ik ben een kenniswerker, als werkgever betaal je mijn kennis, en die is grondig. En de dingen die ik uitzoek zijn meestal to-the-point. Ik leerde hoe je webpagina's schrijft, hele websites opzet en promoot, en stats leert interpreteren. Ik leerde programmeren, maar ook hoe je gebruikersinterfaces ontwerpt, en test met eindgebruikers. Als analist leerde ik hoe je informatie structureert en modelleert, bedrijfsprocessen uittekent, en met stakeholders omgaat. Ik verdiep me even graag in wetteksten als in code. Als methodoloog verdiepte ik me in het proces van productontwikkeling zelf, de technieken en methodieken, maar evenzeer de intermenselijke aspecten, de psychologie van samenwerken. Je kunt het levenslang leren noemen of pure tijdsverspilling. Je mag het spelen noemen, want spelen is het verkennen van de toekomst.

Toch was er ook die schouder met dat engeltje, dat me steeds influisterde, 'Ben jij niet gewoon lui? Je wordt betaald om te werken, niet om te spelen.' Ik vertoonde nog steeds zorgwekkende symptomen van uitstelgedrag. Mijn grote vrees was dat ik gewoon enorm veel geluk had.

Toch was ik niet altijd lui. Er was de week waarin ik een site ontwierp, en alle 200 html pagina's handgecodeerd opleverde, compleet met gedocumenteerde stijlgids. Als ik echt op een onderwerp inging, dan dook ik zo diep in mijn werk dat ik tijd en ruimte vergat, met de concentratie en toewijding van een gamer. Ik deed de gevreesde 80-uren weken. De balans was compleet zoek. Waarom was ik de ene week lui en waardeloos, en de andere week nietsontziend als een robot?

Gelukkig was er die collectie konijnenpijpen. Dus ik ging het uitzoeken.

Productiviteit is een konijnenpijp zonder bodem

Wat ik ontdekte was een corpus aan bronnen, onderzoek, en experiment, dat zo ruim en boeiend is dat je je er jaren kunt in verdiepen. En dat deed ik met veel plezier, en ging met zowat alles aan de slag. Gewoon om te zien of het werkt. Van kleine dagelijkse hacks zoals pomodoro, speed reading, en inbox zero, tot allesomvattende methodes zoals Getting Things Done, Theory of Constraints, en Kanban). Het onderzoeksveld is zo breed dat je er nooit door bent, en evolueert nog elke dag. Zelf ben ik er al zo'n 15 jaar mee bezig, en ik heb het gevoel dat ik nog een complete noob ben.

En ik ben niet de enige. Miljoenen mensen zijn wereldwijd bezig met talloze vormen van productivity hacking. Het is een wereld compleet met subculturen: de superlearners, de memory champions, de biohackers, en ga maar door. De ene houdt wedstrijden, de andere conferenties. De entrepreneurs van Silicon Valley, in hun eeuwige drang naar prestatie, zijn erdoor bezeten. Die experimenteren ondertussen met microdosissen paddestoelen, LSD, en heel wat andere stimulanten. Voorlopig hou ik het nog op koffie.

Productiviteit kan alle aspecten van je leven gaan omvatten: werk, vrije tijd, ontspanning, slaap, voeding, beweging, sex, werkelijk alles. Er is een smörgåsbord aan opties. En daarin schuilt meteen het eerste gevaar. Elk proces, elk gedrag, elke handeling, waarin je routine en automatisatie inbouwt, begint je te domineren.

Productief zijn is verslavend

Productief zijn is minder sexy dan het klinkt. Het is een voornamelijk reageren op de notificaties die je voor jezelf op je smartphone instelde, om dan een reeks geautomatiseerde handelingen uit te voeren. Het is vroeg opstaan, de hele dag vasten om je energiepeil te behouden, en op tijd gaan slapen. Het is niet drinken, ongevarieerd keto eten, en rusten op commando. Het is een eindeloze herhaling van gecodeerde biepjes, die je er aan herinneren om handeling X of Y uit te voeren. Ik herinner me nog hoe grappig mijn collega's het vonden dat ik een notificatie had die me er af en toe aan herinnerde om mijn moeder te bellen.

Routine is gestructureerde verslaving. Je wil steeds meer, verder, harder, sneller. Je kunt in 3 maanden een nieuwe taal leren , of een volledig MIT curriculum afhandelen in 1 jaar. Ik leerde ooit meer dan 2000 Japanse Kanji op een half jaar tijd met de Heisig methode. Het is echt niet zo moeilijk, iedereen kan dat. Maar hou het gezond. Mijn periodes van intense productiviteit eindigen wel eens met even lange periodes waarin ik lethargisch aan de zetel kleef, en twijfel aan het nut van alle bestaan. Sommigen vermoeden dat ik manisch-depressief ben. In elke geval, als je niet oplet is productiviteit een one-way ticket naar een burn-out.

Door de jaren heen heb ik de balans voor mezelf weten te vinden. Maar dat kwam slechts toen ik ten volle besefte dat:

• voldoende slapen en rusten het allerbelangrijkste zijn,
• meditatie geen onzin is,
• relaties met de mensen rondom jou nooit onder je gedrag mogen leiden, en
• ik mijn aangeleerde superkrachten zeer gedoseerd ging inzetten, enkel voor mijn werk.

Maar waarom toch?

Productiviteit is een technologie. En zoals elke technologie, of het nu om kernenergie of sociocratie gaat, kun je ze juist of fout inzetten.

Organisaties willen zo productief mogelijk zijn. Dat is begrijpelijk, en op zich niet fout. Elke manager heeft er oren naar, naar hoe haar bedrijf nog productiever kan werken. Medewerkers worden voortdurend gevraagd om mee te helpen nadenken over hoe het team of de afdeling productiever kan worden. En dat heeft van productiviteit voor velen een negatieve term gemaakt. Het woord heeft een slechte reputatie. Het roept beelden op van Taylorisme, Behaviorisme, en uitgeperste limoenen. Burn-out en langdurige ziekte zijn in onze maatschappij een epidemie geworden, en vaak wordt verwezen naar de voortdurende druk om harder te presteren als één van de oorzaken. Mensen vragen zich terecht af, 'als ik meer doe, dan verwachten ze in de toekomst gewoon dat ik nog meer ga doen.' Het is een vicieuze cirkel.

Daarom stellen we het even duidelijk: productiviteit als technologie inzetten in je organisatie werkt enkel wanneer zij die gevraagd worden productiever te zijn volledige controle behouden over het proces. Als je het tracht te dwingen zal het zich tegen je keren, vroeg of laat. En als dat gebeurt, verliest iedereen.

(In latere stukjes schrijf ik meer over hoe je kunt omgaan met anderen die jou productiviteit trachten te controleren.)

Dat 'steeds meer' beeld van productiviteit moeten we categoriek verwerpen. Op lange termijn is dat niet gezond. Maar de realiteit is dat we allemaal dingen te doen hebben, en al te vaak meer dan we zouden willen. Productiviteit is vechten tegen de tijd. Het gaat om zoveel mogelijk dingen gedaan krijgen in de toegewezen tijd. Maar dat kun je op 2 manieren interpreteren: je kan meer doen in dezelfde tijd, of je kan evenveel doen in minder tijd.

Productivity hacking, op de goeie manier toegepast, stelt ons in staat om de tijd opnieuw in ons voordeel te doen werken, in plaats van er door 'overmeesterd' te worden. Daarnaast reikt het manieren aan om tijdens dat werken rustiger en stress-vrij te blijven, en de cognitive load van werken te verzachten.

Waarom kies jij om productiever te worden?

(Photo Credit: Carl Heyerdahl via unsplash)