Elke sleutel is een werkje, het verhaal van Jurgen

Tijdens de inrichting van onze kantoor- en opleidingsruimte hadden we een aantal klusjes uit te voeren. Omdat ik zelf zo handig ben als een diepvries op de zuidpool, besloten we een professional in te huren.

Een paar dagen later al kwam Jurgen op inspectie. Er werd een voorlopig lijstje aangelegd: schilderen, lampen hangen, kleine herstellingen, een boekenkast inbouwen, een klein keukentje plaatsen, wat schuren en plamuren. Jurgen had eerder voor een keukenbouwer gewerkt, dus we vertrouwden op hem voor de schrijnwerkerij. Sinds enkele jaren was hij zelfstandig klusser. Omdat we zelf vaak afwezig zouden zijn tijdens de werken gaven we Jurgen een reservesleutel van het kantoor.

Diezelfde week nog ging hij voor het eerst aan de slag. Prima werk, we waren goed vertrokken. Helaas moesten we nu een weekje wachten, want er was een ander klusje dat dringend af moest. De week erop kwam Jurgen opnieuw een dag werken. Maar konden we nu ook nog een paar dagen wachten, want er was opnieuw een dringend klusje tussengekomen. Een oud-collega had hem opgebeld of hij kon komen helpen verhuizen. Na opnieuw een weekje zonder Jurgen belden we hem op. ‘Ik kom vrijdag, het is ontzettend druk.’

Vrijdag kwam en Jurgen niet, dus we belden opnieuw. Jurgen was ziek. Een week later was Jurgen nog altijd ziek.

De week erop was hij er wel, en bouwde een degelijk boekenrek. We waren opnieuw tevreden. Het keukentje was ondertussen uitgetekend, en de materialen besteld. Het liep weer vlot. Maar enkele dagen later moesten we Jurgen terug opbellen. Nu was zijn vrouw ziek geworden, en Jurgen moest de kinderen opvangen. Daarna kregen we Jurgen een week niet aan de lijn.

Na enkele pogingen toch contact, en een paar dagen later werd het werk aan de keuken aangevat. In twee dagen was hij geplaatst. De verwachte kwaliteit was te merken.

En toen werd het weer stil. Opnieuw waren er redenen waardoor de verdere uitvoering van de werken moest uitgesteld worden. Omdat we ook andere werken in uitvoering hadden vroegen we of Jurgen wel even de sleutel kon langsbrengen, want die hadden we nodig voor de dakwerker. Die avond kwam hij langs.

Jurgen zag er nog vermoeider uit dan gewoonlijk. Hij droeg onheilspellende donkere kringen onder zijn ogen. Je kon zien dat hij aan het lijden was, Red Bulls ten spijt. Hij ademde zwaar, en zweette ongewoon veel. Toen hij ons de sleutel terug gaf toonde hij ons zijn sleutelbos. Daar hingen gemakkelijk 30 sleutels aan vast. ‘Elke sleutel is een werkje,’ zei hij, 'want gewoonlijk krijg ik de sleutel.' Het was meteen duidelijk dat Jurgen met teveel werkjes tegelijk bezig was.

Nu hadden we alle begrip voor zijn situatie. Als zelfstandige klusjesman wil je natuurlijk weten waar je volgende werkje woont. Dus ga je zoveel mogelijk prospecteren. Bij voorkeur leg je een buffer aan van klanten, je wachtlijst, je backlog. Die maak je liefst zo lang mogelijk, hoe meer klanten hoe liever. Ja, maar… de lijst wordt al snel iets te lang. Toch beloof je telkens om zo snel mogelijk te beginnen. — ‘Dat wordt iets voor april.’ — ‘Ja, maar dat is nog 3 maanden, kun je niet wat vroeger beginnen?’ Wat doe je nu? Je wil deze potentiële klant toch niet verliezen. Maar als ze 3 maanden moeten wachten, dan gaan ze wel met een ander in zee. Dus je schuift een ander werkje dat je al in uitvoer hebt op, en je komt die week al een dagje schilderen. Zo ben je al begonnen, en wordt het voor de klant moeilijker om nog iemand anders aan te nemen.

Maar ondertussen wachten nu 2 klanten. Als je dit spelletje blijft voortzetten zitten binnenkort nogal wat gezinnen op je te wachten, met halfgeschilderde muren en half geïnstalleerde keukens. Werk dat wacht stapelt zich op.

Van zodra je een taak ook werkelijk aanvat, zet je je in voor het resultaat. Dat heet commitment. Eens je de lijn van het commitment hebt overschreden, werk je die taak dan ook best zo snel mogelijk af. Bij voorkeur vóór je aan een nieuwe taak begint.

Werk in uitvoer. Binnen softwareontwikkeling en dienstverlening wordt gewoonlijk de term Work In Progress genoemd, afgekort tot WIP. (Sommigen stellen voor om het work in process te noemen. Het is niet omdat een werkje in uitvoer is dat er ook effectief aan gewerkt wordt.) De regel is: hoe meer werkjes je tegelijk in uitvoer hebt, hoe langer het duurt om elk werkje uit te voeren. Want voortdurend tussen taken moeten switchen heeft, naast een mentale kost, ook een tijdskost. Als je zo snel mogelijk resultaten wil bereiken op elke taak die je aanvat, dan werk je best aan zo weinig taken tegelijk.

We hebben Jurgen nooit meer teruggebeld, ondanks het feit dat zijn werk van goede kwaliteit was. Maar voor die 6 dagen werk hadden we wel 3 maanden moeten wachten.

(Photo credit: Chunlea Ju via unsplash)