De 5 manieren om productiever te worden

De basisvergelijking van productiviteit is het aantal uitgevoerde taken gedeeld over de tijd. De taak is wat gedaan moet worden. De tijd is de factor die we niet kunnen controleren. Elke taak neemt tijd in beslag om uit te voeren. Die tijdspanne is hoogvariabel, en zeer moeilijk voorspelbaar.

Productiever worden betekent dus meer taken kunnen uitvoeren in minder tijd. Dat kan, in grote lijnen, op 5 manieren:

Door het werk beter te organiseren.

Wanneer je aan een taak begint, hoelang je aan een taak werkt, hoe je taken groepeert, hoe je taken verdeelt over een team,… al die zaken hebben een impact op hoe snel taken worden opgenomen en uitgevoerd.

De meer allesomvattende productiviteitsmethodes, zoals Getting Things Done (GTD), zijn vaak gericht op pure organisatie van het werk. Dit omvat hoe je taken registreert en opvolgt, de ‘boekhouding’ van je takenbeheer.

Het zegt echter niks over hoe je de taken uitvoert. Je kunt de dingen in de juiste volgorde beginnen, maar daarna zeer inefficiënt te werk gaan.

Door enkel de juiste dingen te doen.

De juiste dingen doen draait rond doelzetting en effectiviteit. Je kunt de hele dag hard werken zonder ook maar een stap dichter bij je doel te raken. Dat is niet de bedoeling. Enkel hard werken is dus niet genoeg.

Sean Covey, zoon van, en auteur van the 4 Disciplines of Execution, noemt de eerste discipline: ‘focus on the wildly important.’ Een goed voorbeeld is het concept van een MVP in Agile. Als we niet ontzettend streng en slim zijn in wat we wel, maar vooral wat we niet doen, doen we voortdurend dingen die we hadden kunnen overslaan, en zo verliezen we tijd.

Door efficiënter te werken.

Dit is het nastreven van de perfectie in de uitvoering zelf, via continuous improvement. De middelen op de juiste plaats leggen, minder afval produceren, minder fouten maken, wachttijden verminderen, geen overbodige handelingen uitvoeren, enz. In Lean en SixSigma kringen wordt vaak gesproken over de 8 Wastes of Lean.

Het omvat ook de kennis rond wanneer en hoe je overschakelt van de ene naar de andere taak, en aan hoeveel taken je tegelijk werkt. Veelal is efficiënter gaan werken productiever, maar niet altijd. Gekend is het fenomeen van local optima, lokale efficiëntie in een onderdeel van de waardeketen, die de globale efficiëntie echter ten slechte komt.

Door beter te worden in wat je doet.

Hier verwijzen we in de eerste plaats naar onze pagina's rond persoonlijk meesterschap. Persoonlijke ontwikkeling en levenslang leren staan hier centraal. Het is meer dan efficiëntie. Het is kunnen werken vanuit de intuitie: terwijl je werkt snel de juiste keuzes maken, op de meeste directe manier naar de oplossing toe werken.

Het betekent ook zingeving vinden in het werk. Het gaat verder dan efficiëntie en effectiviteit. Het overstijgt elke methode, een beetje zoals de Ri in Shu-Ha-Ri.

Door meer energie te hebben.

Voldoende energie hebben doorheen de dag, maar ook de energie die je hebt optimaal inzetten op het juiste moment van de dag. De Romeinen zeiden het al: een gezonde geest in een gezond lichaam.

Productiviteit mag geen roofbouw plegen op je lichaam, wel integendeel. Ten eerste moet je voldoende slapen, maar ook op de juiste tijdstippen rust nemen tijdens het werk. Je moet gezond eten. Je moet voldoende bewegen. Het is de enige manier om een productief ritme ook over een langere periode te kunnen aanhouden.

(Photo credit: Alev Takıl via unsplash)